Как да подпишем и разменим документи с наш партньор, контрагент или институция от разстояние и със съответната правна сигурност.
Болшинството организации се сблъскват ежедневно с това предизивикателство и са въвели три основни практики за решаване му.
Вариант едно. Подписват се документи на хартия в два екземпляра и се изпращат на отсрещната страна, която подписва и връща единия екземпляр. На първо място, въпреки общоприетата представа, този начин е правно крайно несигурен – никога не се знае кой реално е подписал документите и дали има право на това. При атака в съда такъв документ лесно може да бъде оспорен.
Към момента в България се изпращат над 20 млн. пратки на документи годишно, като се разходват над 170 млн. лв. за куриерски услуги, както сочат данни от годишните доклади на КРС за пощенски и куриерски услуги.
Тук следва да добавим крайно неекологичния огромен разход на хартия, консумативи за принтери, необходимост от място за физически архив и не на последно място - загубеното време за обработка на документите по цялата операция и това за размяната им до приключване на сделката.
Вторият начин е чрез принтиране на документите, подпис, сканиране и изпращане по мейл. Вариант, който е още по-несигурен правно - не се кредитира от съда, а води до споменатите горе разходи на ресурс и време.
Третият вариант е чрез генериране на електронни документи и подписването им посредством електронен подпис. Признава се от съда, спестява много разходи, време, консумативи и щади околната среда.
Това е услугата, която представя платформата iDeal и в която е имплементиран т. нар. Усъвършенстван електронен подпис.
Развитието на технологиите, глобалната интернет мрежа и лесния достъп до нея буквално от джобно устройство на всеки потребител промениха освен комуникацията, но и начина на правене на бизнес и отношението на гражданите и предприемачите с институциите. Пандемията през последните години стимулира изключително тези процеси.
Това от своя страна доведе до разработване и въвеждане на съответните правни норми в цял свят. В Европа след редица стъпки бе приет задължителния за всяка страна членка РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 910/2014 НА ЕВРОПЕЙСКИЯ ПАРЛАМЕНТ И НА СЪВЕТА от 23 юли 2014 година относно електронната идентификация и удостоверителните услуги при електронни трансакции на вътрешния пазар и за отмяна на Директива 1999/93/ЕО,
който урежда понятията като електронен документ, електронен подпис и задълженията на организациите при ползването им.
За Електронния документ се разпорежда следното: правната сила и допустимостта на електронен документ като доказателство в съдебни производства не могат да бъдат оспорени единствено на основанието, че той е в електронна форма.
Електронен подпис - правната сила и допустимостта на електронния подпис като доказателство при съдебни производства не могат да бъда оспорени единствено на основанието, че той е в електронна форма или че не отговоря на изискванията за квалифицирани електронни подписи.
Видове електронен подпис съществуват и каква е тяхната правна сила:
Квалифициран електронен подпис – КЕП - Квалифицираният електроне подпис отговаря на определени технологични и криптографски изисквания и се доставя само от лицензирани доставчици на квалифицирани удостоверителни услуги, в България това са пет компании.
Предлага се по два начина чрез физически носител – карта и четец или флашка, изисква инсталиране на специален софтуер и като цяло е доста неудобен за ползване. Вторият способ е чрез облачна услуга и ползване на мобилен смартфон.
И в двата случая се изисква представяне на лична карта, в първия - с лично присъствие, а във втория - дистанционно с предоставяне и на вид селфи – лицево разпознаване със специализиран софтуер.
Правната сила на квалифицирания електронен подпис е равностойна на тази на саморъчния подпис.
Обикновен електронен подпис – ОЕП
Усъвършенстван електронен подпис – УЕП отговаря на следните изисквания: свързан е по уникален начин с титуляря на подписа; може да идентифицира титуляря на подписа; създаден е чрез данни за създаване на електронен подпис, които титулярят на електронния подпис може да използва с висока степен на доверие и единствено под свой контрол; и е свързан е с данните, които са подписани с него, по начин, позволяващ да бъде открита всяка последваща промяна в тях.
Правната сила на обикновения електронен подпис и на усъвършенствания електронен подпис е равностойна на тази на саморъчния подпис, когато това е уговорено между страните.
Това означава, че обикновения и усъвършенствания електронни подписи могат да имат същата правна сигурност като КЕП, но при изричното условие двете страни да се споразумеят предварително, че признават подписите си за саморъчни и да приемат начините на индетификация: чрез имейл адрес, телефонен номер, SMS, PIN, PIK инструменти за автентификация и др.
Доста по-лесното им ползване особено под формата на облачна услуга превръща този вид подписи в изключително удобни, лесни за ползване и подходящи за подписване и размяна на документи между различни физически и юридически лица и с висока степен на правна сигурност.
iDeal е платформа, чрез която оптимизирате процесите, намалявате разходите и печелите време на служителите за изпълнение на други задачи.
Регистрирацията на акаунт е лесна, без селфита, предоставяне на лични документи
или друга чувствителна информация, но със сигурна двуфакторна идентификация чрез имейл и телефон. При регистрацията страните се съгласяват с Правилата за електронно подписване на документи, главното от което е, че положените чрез платформата iDeal подписи се приемат от страните със силата на саморъчни.
Лесно и бързо, от всяко едно място и устройство може да се генерират документи, подготвят за подпис и изпращат на партньорите.
Всички ги подписват в платформата чрез усъвършенстван електронен подпис с висока правна стойност, след което подписаните документи се архивират, управляват и ползват удобно в дигитална среда.
Опитайте, за да се убедите сами.